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Kleine Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, den Überblick über ihre Rechnungen zu verlieren. Manche Lieferanten versenden per E-Mail, andere immer noch postalisch. Lange Freigabeprozesse und etliche Medienbrüche führen nicht nur zu einem ineffizienten Workflow – auch Skontofristen verstreichen oft ungenutzt.
Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist die zentrale, digitale Anlaufstelle für Ihre Eingangs-Rechnungen. Ob Eingang per Mail, Scan eines postalischen Briefes oder manueller Einpflege – Ziel ist ein führendes System.
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Rechtliche Anforderungen an Geschäftsbriefe
Unternehmen müssen gemäß den gesetzlichen Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen (GoBD) ihre Geschäftsbriefe digital archivieren.
Der Gesetzgeber schreibt hier vor: Bei einem archivierten Dokument, z.B. einer Rechnung, müssen die Lesbarkeit, Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein.
Eingangsrechnung werden gescannt, per OCR digitalisiert und bearbeitet. Nach Prüfung und Bearbeitung wird das Dokument GoBD Konform archiviert. Das Papierdokument wandert unverändert in eine Archivbox. Jedes Dokument kann samt Inhalt per “Stichwort-Suche” in Sekunden gefunden werden.
Alle Dokumente sind über eine sichere Verbindung überall einsehbar. Darüber hinaus haben Geschäftsbriefe den Anspruch, viele Jahre verfügbar zu sein. Im Falle einer Prüfung liegen die Dokumente jederzeit bereit.
In unserem DMS durchlaufen Rechnungen einen dynamischen Prozess, der genau zu Ihren Strukturen passt. Damit keine Rechnung ungeprüft oder verspätet gezahlt wird – gut für Bonität und Skonti.
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